10 elemenata koje pravilnik za upotrebu društvenih mreža u vašoj kompaniji treba da ima

Napomena: Tekst je neka vrsta prevoda teksta sa http://prinyourpajamas.com/elements-social-media-policy/

Pročitala sam dosta tekstova na ovu temu i dalje ne mogu reći da imam tačan stav o tome kako bi zaposleni u nekoj firmi trebali koristiti društvene mreže. Jedino što sigurno znam jeste da je nemoguće postaviti generalno pravilo jer je svaka kompanija specifična. Kad na to dodamo i da je svaki zaposleni specifičan dobijemo miks koji je zaista teško objasniti i definisati.

Postoje ipak neke stvari zbog kojih je dobro imati koliko toliko definisana pravila.

Zašto bi vam trebao pravilnik o upotrebi društvenih mreža?

Ukoliko u ostvarivanju svojih korporativnih ciljeva koristite društvene mreže, poželjno je da imate pravilnik za njihovu upotrebu. U suštini će vam on pomoći da objedinite sve svoje resurse, odnosno zaposlene koji ih takođe koriste, ali i da spriječite eventualne propuste i greške koji mogu naškoditi vašem poslu.

Na primjer, njime ćete definisati kakve informacije o poslovanju dijelite i ko ih dijeli, te tako možda spriječiti „curenje“ nekih informacija prije vremena.

Kako da formulišete pravilnik o upotrebi društvenih mreža?

U principu je do vas – može biti dug ili kratak, zavisno od vaših potreba. Ali je jedan od načina da u njemu imate sadržane sljedeće elemente:

1. Ciljevi vašeg prisustva na društvenim mrežama

Na početku definišite ciljeve koje vaša kompanija želi ostvariti boravkom i korištenjem društvenih mreža. To će postaviti kontekst za ostatak pravilnika. Takođe će vam pomoći da riješite probleme koji će se možda pojaviti a nisu pokriveni pravilnikom.

2. Vaša publika na društvenim mrežama

Jasno definišite ko su ljudi do kojih želite doprijeti, koje društvene mreže koriste i na koji način kompanija želi da uspostavi odnos sa njima. Da li je većina vaših potencijalnih klijenata na Twitteru ili većina investitora na LinkedInu. Određivanje ciljne publike će vam pomoći da definišete poseban pristup za svaku društvenu mrežu.

3. Ključne vrijednosti

Šta su ključne vrijednosti vaše firme, ono što zaposleni moraju predstavljati u svakom svom pojavljivanju, čak i kod privatne upotrebe društvenih mreža? To mogu biti na primjer poštovanje, tolerancija, profesionalizam.

4. Glasnogovornici

Odredite koji ljudi su u vašoj firmi zaduženi za komunikaciju sa svim medijima. To su oni koji će davati intervjue novinarima i blogerima, oni koji će predstavljati u javnosti vašu kompaniju. Vjerovatno će baš oni biti i administratori na društvenim mrežama i biti odgovorni za sva saopštenja koja izlaze iz vaše kompanije.

5. Uloge zaposlenih

Ostatak vaših zaposlenih mora znati tačno svoju ulogu, čak i ako nisu glasnogovornici. To znači da znaju da ni u kom slučaju ne preuzimaju komunikaciju u ime firme na sebe. A takođe i da znaju kako će ih većina posmatrati kao neki produžetak kompanije.  To znači da će ono što objavljuju na svojim privatnim profilima ostaviti neku vrstu traga i na sliku o kompaniji za koju rade.

Definisanje ovih uloga može značiti i određivanje vremena koje zaposleni provode na društvenim mrežama u toku radnog vremena. Da li im je dozvoljeno da koriste Facebook i Twitter na poslu? Da li im je dozvoljeno da na službene telefone skidaju određene aplikacije i slično? Sve te stvari treba da sadrži pravilnik o upotrebi mreža u vašoj kompaniji.

6. Sadržaj na društvenim mrežama

Šta glasnogovornici ili zaposleni od informacija vezanih za kompaniju smiju postavljati na društvene mreže? Da li zaposleni uopšte smiju / trebaju istaći svoju poziciju i zaposlenje u kompaniji? Kako je to definisano u slučaju sa konsultantima i spoljnim saradnicima?

Pogledajte u osnovne vrijednosti vaše kompanije i definišite sadržaje koji se ne uklapaju u njih, odnosno one koje ni u kom slučaju ne biste smjeli postaviti. To može na primjer biti vrijeđanje drugih ljudi, ismijavanje konkurencije, ružne ili neprimjerene šale, političke izjave, ogovaranje ljudi i slično.

Možda ćete staviti da se zaposleni ne smiju na društvenim mrežama žaliti na pravila iz pravilnika o upotrebi društvenih mreža. Ili da ne smiju pričati o klijentima ili projektima sve dok i zvanično ne bude objavljena neka informacija o njima na kompanijinoj web stranici. Takođe je bitno definisati pravila za fotografije sa kompanijskih događanja.

Takođe pomaže ako imate spisak najčešćih pitanja i odgovora koji će razjasniti sve nedoumice zaposlenih.

7. Proces odobravanja

Kada postoji dilema – ko je taj koji određuje šta se može ili ne može postaviti na društvene mreže? Definišite proces odobravanja, ali nemojte da on bude previše komplikovan.

8. Praćenje i sankcionisanje

Pravila imaju efekta samo ako se primjenjuju. To zahtijeve praćenje, te zbog toga trebate odrediti ko će pratiti kako se koriste društvene mreže u vašoj kompaniji. Zadužite nekog u vašoj firmi za ovo inače neće nikad biti praćeno na pravi način.

Takođe veoma važno – koje su sankcije za kršenje pravila? Budite razumni i fer u ovom slučaju.

9. Društvene mreže

Svaka društvena mreža ima svoje specifičnosti, prednosti i mane. Neophodno je da imate definisane specifičnosti za svaku posebno.

10. Lično vs Poslovno

Danas je linija koja razdvaja privatnu i poslovnu upotrebe društvenih mreža jako zamagljena. Ljudi će svakog zaposlenog posmatrati kao predstavnika firme, čak i kad on nije glasnogovornik te firme. To znači da će svaki tvit, svaka fotografija objavljena na Facebooku, svaki status na LinkedInu imati uticaj na sliku o vašoj kompaniji.

O svemu tome vodite računa prilikom kreiranja pravilnika. Možete čak doći u iskušenje da zaposlenima zabranite da se identifikuju sa firmom. U tom slučaju ćete imati i manji doseg na mrežama, pa je ipak neka preporuka da se borite za ravnotežu.

U svakom slučaju, vaš pravilnik neće biti uklesan u kamenu. Možete napraviti okvir sada, pa ga vremenom dorađivati u skladu sa vašim potrebama.

 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

Ostavite komentar