Kako organizovati uspešnu panel diskusiju?

Radio sam mnogo panel diskusija i konferencija i moram priznati da niakda nisam ni prioblizno sistematicno i ozbiljno pruistuio tom poslu tj. na nacin na koji je Gaga opisala u svom postu.

Ovo je pruimjer za sve kako se trebaju organizovati panel diskusija i po ko zna koji put potvrda da nikada ne smijemo prestati uciti. – Dragan Močević

Rado & prilično često učestvujem na panel diskusijama, u našoj i susednim zemljama, na PR-ovske i druge teme i ovde bih sumirala par zaključaka na temu: Kako organizovati uspešnu panel diskusiju.

Panel je diskusiona tehnika. Organizuje se na teme od značaja u određenoj niši ili vezano za određenu pojavu/trend.

Organizacionu strukturu panela čine: organizatori, moderator, panelisti i učesnici/publika.

Priprema panela

Ako ste organizator ->

  • Definišete temu i cilj organizovanja panela
  • Opredeljujete učesnike i dostavljate relevantne informacije o motivima organizovanja panela i očekivanjima
  • Opredeljujete moderatora ->

tip 1 – moderator panela ne mora imati neke posebne formalne veze sa organizatorom; može biti iz medija, javnog života ili baš iz oblasti na koju je i tema panela. Moderator, međutim mora biti u temi! Razumeti problem, poznavati model panel diskusije i imati iskustva u sličnim događajima. Neka to bude osoba koju ste barem jednom videli u ulozi moderatora; koja ima takta, elokventna je, po mogućnosi šarmantna ali i dovoljno snažna i odlučna, jer moderiranje panela je jedan od najvažnijih izazova organizacije!

  • Panelistima dostavljate spisak kolega/panelista
  • Panelistima dostavljate tačne odrednice o vremenu/mestu organizovanja panela, pretpostavljenom trajanju panela kao i precizne instrukcije koje predstavljaju okvir samim panelistima (šta se od njih očekuje, koliko imaju vremena na raspolaganju, da li je ton i forma konvencionalna ili ne, da li će panel biti medijski propraćen, stream-ovan u real time-u, kakva je očekivana struktura učesnika/publike i slično)
  • Pozivate učesnike i u pozivu ih precizno informišete o temi i CILJu organizovanja panela i predstavljate paneliste (pojedinačno) ->

tip 2 – poželjno je da opišete motiv iz kojeg je baš određeni panelista opredeljen da učestvuje.

  • Na raspolaganju ste panelistima, učesnicima/publici, medijima oko svih detalja ->

tip 3 – dostupna je tačno određena osoba, imenom i prezimenom (da ne kažem brojem telefona, mailom)

  • Organizujete adekvatan prostor (spram broja učesnika), zvučan, zračan, ugodan; audio-vizuelnu podršku; obezbeđujete adekvatno osveženje i druge usluge ->

tip 4 – u online vremenu, postići ćete bolju pokrivenost i snažniji eho ukoliko obezbedite internet na mestu organizovanja panela. Tako će učesnici i panelisti u real time-u deliti foto, možda video, textualne sadržaje i vaš događaj učiniti vidljivijim i bitno većem broju učesnika!

CILJ panela – cilj okupljanja eksperata (panelista) iz određene oblasti na temu zadatu od strane organizatora mora biti JASAN i POZNAT svim učesnicima: na prvom mestu samim organizatorima, panelistima i publici/učesnicima. Kao i u svemu ostalom, plemenito je definisati cilj koji pomera stvari na bolje. Stoga je prvo važno jasno definisati problem, kako bismo odabrali adekvatne paneliste da u vezi sa rešenjem tog problema izađu pred organizatore i javnost. Potrebno je defisani jedan cilj, te opredeliti paneliste koji iz različitih aspekata mogu sagledati temu, osvetliti nepoznate činjenice, analizirati problem/situaciju iz različitih uglova i slično – >

tip 5 – motiv za panel ne mora uvek biti neki problem; može biti razumevanje nekog trenda ili dublje razvijanje nekog pozitivnog društvenog aspekta. Npr. šta mislite o panelu na temu: “Uključiti veći broj medijskih kuća u promociju Korporativne društvene odgovornosti”? Dakle, tu imamo neke medije koji se odlično pozicioniraju kao protagonisti CSR-a, ali zašto na nekom panelu ne bismo sagledali neučešće drugih ili primere dobre prakse sistemskog medijskog organizovanja u cilju promocije CSR-a ili defiinisali formalne okvire za još organziovaniji nastup medija u cilju odlučnije i sinhronizovane aktivnosti na promociji CSR-a…

Ako ste panelista ->

  • Pre svega, procenite relevantnost organizatora i teme spram vaših profesionalnih (zašto ne i ličnih) ciljeva. Ne, nije svaka promocija dobra promocija! Gradite pažljivo svoju reputaciju, a čuvajte je još pažljivije!
  • “Upoznajte” svoje kolege/paneliste; ko su, šta su radili, govorili, koji su im dometi i interesovanja ->

tip 6 – zapišite imena i prezimena panelista i u svom nastupu i diskusiji kolege oslovljavajte imenom i prezimenom; kazati: “kao što je reko gospodin iz Blica u svom obraćanju”, nije dostojno organziovanog nastupanja sa ekspertske pozicije, zar ne?

  • Pripremite se! Da, da! Možda znate dosta u domenu svoje ekspertize, ali ne znate dovoljno o samom povodu organizovanja panela, o nekim njegovim aspektima koji će biti dodirnuti, a možda i vas uključiti.
  • Odgovorite sebi na pitanje: šta ću ja tamo? Sve će vam biti jasnije.
  • Pripremite tri do pet poruka: jasnih, konciznih, činjenicama i izvorima potkreplejnim i provežbajte svoje obraćanje držeći se vremenskog okvira koji vam je (za)dat! ->

tip 7 – da li znate šta je vaša core kompetencija? U čemu ste stvarno dobri? Šta stvarno znate bolje ili dublje od ostalih kolega/panelista? Tako se definišu tri poruke, odatle kreće priprema.

  • Pitajte organizatore, tražite ili zahtevajte sve ono što vam je potrebno da vaš nastup bude dostajan učesnika i teme.

Ako ste učesnik ->

  • Ukoliko vam je tema interesantna, morali biste znati zašto TAČNO vam je interesantna i šta na tu temu mogu da vam ponude okupljeni panelisti; budite slobodni da kontaktirate organizatore čak i sa sugsetijom panelista ili slično.
  • Upoznajte temu dublje, a paneliste što bolje kako biste se uključili u diskusiju nakon prvog dela – obraćanja panelista.

Za vreme panela…

Ako ste organzitor ->

  • Budite tačni sa početkom i što tačniji sa završetkom.
  • Moderator daje uvodnu reč: predstavlja temu, CILJ panela, paneliste (svakog pojedinačno) i potom uvodi paneliste u diskusiju dajući im reč – >

tip 8 – kao moderator, postavite pitanje panelisti, neka tako započne njegovo izlaganje. Ljudi bitno lakše započinju razgovor odgovarajući na pitanje.

  • Prekinite, o da, PREKINITE panelistu ukoliko je preopširan, ukoliko je samopromotivan preko mere, ukoliko je izgubio pojam o vremenu ->

tip 9 – kanalisanje neumerenog paneliste je važno i zbog teme i zbog ostalih panelista, ali i kao eksplicitan izraz poštovanja prema učesnicima koji su svoje vreme investirali u ovu vašu aktinost! Jedan (ko god da je) ne sme biti značajniji od SVIH! Ne!

  • Nakon izlaganja panelista otvorite diskusiju. Motivišite učensike i unapred im recite da se predstave te postave po jedno pitanje TAČNO ODREĐENOM PANELISTI, da ne bude gledanja ko će sad da odgovori, evo ja ću, ne ti ćeš ili svi panelisti; zamislite to, da sad svi odgovoraju na jedno pitanje?! ->

tip 10 – ukoliko nastane muk nakon izlaganja panelista (veoma retko, ali dešava se), obzirom da ste se pripremili i da poznajete oblast uradite jednu od sledeće dve stvari i to baš ovim redom: prvo pozovite (uključite) nekog od učesnika koje ste primetili (videli na spisku prijavljenih i potom primetili i u publici!) da se uključi ističući neku njegovu kompetencu ili dosadašnji rad na sličnu temu. Npr. “koliko vidim sa nama je gospodin Dragan Varagić koji je u više navrata na svom blogu otvorio pitanje uloge novih medija u procesima demokratziacije društva. Dragane, da li smo razvili temu na željeni način i imate li neko pitanje za paneliste?” E, tu ste slomili led i prekinuli tišinu. Drugi način je da vi lično, kao moderator postavite pitanje panelistima.

  • Učesnike sa pitanjima uključujte po redu. Baš tako kako se prijavljuju i moderišite i njihov nastup po sličnom principu kao i paneliste: neka se drže teme, neka budu konkretni i nikako samopormotivni preko mere.
  • Moderišite paneliste koji odgovaraju. Neka odgovore na pitanje! – >

tip 11 – nakon datog odgovora paneliste, upitajte učesnika koji je postavio pitanje da li je odgovorom zadovoljan. To je poštovanje, ali i dodavanje odgovornisti samim panelistima da se u nastavku drže teme i majku_mu odgovaraju na pitanja ljudima!

  • Kada se primakne kraju vreme određeno za oficijelni deo, najavite da imate vremena za svega još jedno-dva-tri pitanja i neka tako bude. Uz napomenu da se diskusija može nastaviti nakon samog panela, po želji panelista i učesnika.
  • Zahvalite se panelistima na vremenu i znanju koje su podelili sa vama, te učesnicima na strpljenju i doprinosu.
  • Isto uradite i e-mailom učesnicima koji su bili na panelu (eventualno im pošaljite link do teksta, objave u medijima, saopštenja na vašem sajtu, te fotografiju sa događaja).
  • Paneliste pozovite telefonom sledećeg dana, upitajte ih za utiske i sugestije i još jednom im se iskreno zahvalite!

Ako ste panelista ->

  • Dođite na vreme
  • Ostanite do kraja ili ni ne dolazite! U tom slučaju na vreme najavite svoj nedolazak uz navođenje razloga i uputite čak i pismeno izvinjenje učesnicima ->

tip 12 – ukoliko vam kao organzitoru, već najavljeni panelista (koji je zaista profesionalac) pismeno “otkaže” učešće pročitajte ga pred ostalim panelistima i učesnicima. Red je da svi znaju zašto neko ko je najavljen nije tu; možda su baš zbog njega/nje došli! A respektabilno je i do ostalih kolega.

  • Držite se teme i rasporeda!
  • Pričajte o onome što znate
  • Ophodite se do kolega panelista sa poštovanje i uvažavanjem: ne cvokćite, ne prevrćite očima, ne telefonirajte, ne mejlajte – da budem precizna: jednostavno BUDITE tu i budite POSVEĆENI! Ili ne prihvatajte pozive za panele!
  • Upamtite (upišite!) ime i prezime učesnika koji vam postavlja pitanje. U odgovoru, obratite mu se imenom i prezimenom.
  • Učesnicima odgovarajte konkretno – >

tip 13 – ukoliko kao panelista iz nekog razloga niste u prilici/mogućnosti da odgovorite na pitanje učesnika, objasnite to. Npr: nisam ovlašćen da odgovorim na to pitanje, nemam dovoljno informacija na tu temu, mogu vam saopštiti jedino svoje lično mišljenje… sve su to dostojni odgovori.

  • Ne upadajte u reč učesniku koji postavlja pitanje. Budite strpljivi. Doći će na vas red.
  • Upamtite: ne postoje “glupa” pitanja! Tako tretirajte svako pitanje koje vam se postavi.
  • Nakon panela, ukoliko vam vreme dozvoljava, pozdravite se sa učesnicima, razmenite posetnice, upitajte ih za mišljenje i povratnu informaciju…

Ako ste učesnik panela ->

  • Ne idite na panele koji vas ne zanimaju!
  • Dođite na vreme i ostanite do kraja.
  • Strpljivo saslušajte paneliste i ukoliko imate dovoljno samopouzdanja uključite se u diskusiju nakon izlaganja panelista ->

tip 14 – paneli pred ekspertima i medijima (na kraju krajeva pred ostalim učesnicima o kojima ne znate dovoljno, a mogu biti veoma značajni npr. i za vaš profesionalni napredak) odlična su mogućnost za afirmaciju. Jedno mudro pitanje i konstruktivna opservacija učesnika mogu promeniti čitav tok diskusije, ali biti i vaša mudra investicija u cilju lične promocije. Kad god ste u prilici uredite win-win situaciju po sve; čak i na panelu! Ne pitajte samo da biste pitali! Ne pitajte samo da biste se samopromovisali – dajte vrednost skupu, osim svojim prisustvom i svojim pitanjem!

Poštujmo jedni druge; uvek i svugde. Tako se stvara dijalog dostojan ljudi i plemenitih ljudskih ciljeva!

Vaša DDj

Ostavite komentar