Mail Merge: vaš novi stari prijatelj!

Zamislite sljedeću situaciju: vaš nadređeni želi da pošaljete 600 dopisa potencijalnim partnerima. U okviru svakog pojedinog dopisa, nalazi se ime i prezime osobe kojoj se obraćate. Vaš zadatak je da na osnovu kontakt liste koju imate na računaru, pripremite 600 dopisa, stavite ih u koverte, napišete adrese na svakoj od njih, te ih zapakujete. Kod ovakvih zadataka, obično morate sve zadatke uraditi ručno i pri tome izgubiti dosta vremena.

Kako bi izbjegli bespotrebni gubitak vremena, pročitajte redove koji slijede.

Iako je u pitanju blog, ja lično nisam imao želju da pravim osvrt na trenutna dešavanja što u stvarnom što u virtuelnom životu – tako da sam odlučio da polako krenem s tutorijalima. U sljedećim tekstovima će se govoriti kako odrediti kome šaljete dopis (npr. u zavisnosti od pozicije, grada i sl.), kako kreirati naljepnice za adresiranje poštanskih koverata, kako adresirati i na različite adrese poslati e-mail istog sadržaja.

Uredite kontakt listu na koju ćete slati dopis. Liste obavezno kreirajte u Excel-u pri čemu vodite računa da: u prvom redu se nalaze informacije o podacima u redovima ispod, sve podatke unosite na isti način kako bi bili dosljedni, informacije koje nemate nemojte unositi.

U tabeli ispod prikazan je primjer dokumenta kakav bi trebao biti formiran u Excel-u. Ime fajla može biti proizvoljno, ali za našu primjer nazvaćemo ga lista.xls. S obzirom da vjerovatno već koristite sličnu ili istu listu, bitno bi bilo samo da je presložite u ovaj ili sličan oblik kako bi je mogli koristiti u sljedećim primjerima.

Nakon što kreirate listu sačuvajte je i potom kreirajte dokument koji će biti osnova za dopis. Dokument formirajte u skladu s dosadašnjom praksom. U okviru dokumenta odredite gdje ćete vršiti unose imena osobe i eventualno pozicije.

U primjeru na slici prikazane su pozicije teksta gdje bi trebalo postaviti ime osobe kojoj se obraćamo kao i samo ime firme iz koje dolazi.

Napomena:  tekst označen crvenom bojom samo kako bi bilo lakše uočiti gdje će se vršiti zamjena, te da nije potrebno da tekst koji zamjenjujemo obojimo drugom bojom.

Nakon što ste sačuvali osnovu za dopis pod nekim logičnim imenom npr. “Dopis.doc“, kliknite na meni Tools → Letters and Mailings → Mail Merge. S desne strane će se pojaviti blok informacija koje će vam omogućiti da ovaj proces realizujete u šest koraka:

Korak I:

U sekciji “Select document type” odaberite “Letters” i potom “Next“.

Korak II:

Na sljedećoj sekciji na upit “Select starting document” odaberite “Use the current document“, pa zatim “Next“.

Korak III:

U sekciji “Select recipients” odaberite opciju “Use an existing list” te kliknite na dugme “Browse“. U ovom koraku je bitno da kad se otvori prozor “Select data source“, pronađete lokaciju na kojoj ste sačuvali listu i otvorite je. U našem slučaju to je fajl “lista.xls“. U ponuđenom dijalog prozoru odaberite opciju “Sheet 1$” ili neki drugi “Sheet” na kom vam se nalaze podaci (Sheet je zapravo jedna od kartica u Excel tabelama), te kliknite na dugme OK.
Na drugom dijalog prozoru samo kliknite na OK pošto ćemo o njemu govoriti drugom prilikom, jer se odnosi na filtriranje podataka iz liste (npr. dopis samo direktorima iz Banja Luke i sl.). Kliknite na Next.

Korak IV:

U ovom koraku na segmentu “Write your letter” ćete odraditi najbitniji dio posla. Postavite kursor na poziciju gdje želite da ubacite određeni podatak. Kliknite iza bloka “Poštovani, …” i potom iz segmenta “Write your letter” odaberite opciju “More items…“.

Možete primjetiti da su se u listi polja pojavila imena kolona iz Excel fajla. Kliknite na “Osoba”, potom na “Insert”, a zatim na “Cancel”. Na mjestu gdje se nalazio kursor, pojaviće se tekst «Osoba» i taj tekst će kasnije biti automatski zamjenjen sa adekvatnim podacima. Isto učinite i sa poljem za firmu (postavite kursor na pravu poziciju, klik na “More items”, odaberite polje “Firma”, a zatim Insert, pa Cancel). Kad postavite sva željena polja u dokument, kliknite na Next.

Korak V:

U petom segmentu “Preview your letters”, Word će vam zamijeniti ubačena polja stvarnim podacima da pregledate vaš dosadašnji rad. Pomoću dugmića “«” i “»” možete se kretati kroz sve podatke iz Excel liste, stoga možete kliknuti na njih da odredite trenutni zapis ili samo da pregledate vaš rad. Ukoliko je sve dobro urađeno – idite na sljedeći korak putem opcije “Next“, a ako ne – možete odabrati opciju “Previous” da se vratite na prethodni korak i korigujete nedostatke.

Korak VI:

Šesti korak “Complete the merge” je ujedno i posljednji. U njemu imate mogućnost da pošaljete sve dokumente na štampu ukoliko odaberete opciju “Print” ili da nastavite s uređivanjem posebnih dokumenata ako odaberete opciju “Edit individual letters“. Preporučljiva je druga opcija kako bi mogli pregledati sadržaj još jednom te potom dokument “pustili” na štampu kao i svaki drugi dokument. Bez obzira koju opciju odaberete, Word će vas upitati da li želite da koristite sve podatke (opcija All), samo trenutni (Current record koji ste odredili u prethodnom koraku putem gore opisanih dugmića) ili da odaberete opseg od kojeg do kojeg reda iz Excel liste da napravi nove dokumente s podacima (poslednja opcija s poljima From & To).

Zaključak

Ukoliko ste u šestom koraku odabrali opciju “Edit individual letters“, a potom opciju “All” – Word će kreirati novi dokument sa svim dopisima posloženim po stranicama. Još jedna bitna napomena, sljedeći put kad otvorite dokument “Dopis.doc” koji je osnova za generisanje ostalih dokumenata, Word će vas upitati da li želite da povučete podatke iz Excel-a kako bi mogli odmah raditi s njima kao da ste prošli prva četiri koraka. Pored toga, poželjno je da Excel dokument koji sadrži listu informacija i Word dokument koji sadrži osnovu za generisanje drugih dokumenata, uvijek držite na istom mjestu kako bi ih vaš računar znao ponovo pronaći.

Šta ćete dalje činiti sa spremnim dokumentima je samo vaš izbor. Ono što vam savjetujem jeste to da sebi kreirate liste u Excel-u sa svim potrebnim podacima odvojenim u kolonama: ime, prezime, institucija, adresa, fax, telefon, e-mail i sve ostalo što nađete za korisno. Ažurirana i dobro organizovana lista vam može uštedjeti mnogo vremena i dozvoliti vam da izbjegnete ručno izvođenje nekih operacija koje traju u nedogled.

komentara

  1. Hej Dyskać, pa za ovo mi treba par sati da proučim. Hvala mnogo.

  2. Korisno, nema šta 🙂

  3. Vladimir Popović

    Lepo, korisno i pametno u svakom slučaju hvala na podsećanju ;-).
    Naj smešnija stvar je kad u firmi gde je mnogo tzv stručnjaka pa recimo program za knjigovodstvo plaćen u nerealnoj vrednosti gde se skladište podaci o klijentima kojima želite da pošaljete novogodišnju čestitku. Kakvih tu kombinacija ima samo kad bi znali !?!? Kompijuteri su čudo, života mi !
    Pratim vaš blog i sa moje strane sve pohvale.

  4. Veoma korisno! Radujem se unapred svakom novom tutorijalu!

  5. Hvala na komentarima… moja jedina napomena jeste da ukoliko koristite tekst s našim slovima, da treba da koristite Office paket 2003 ili noviji, a da se unutar Office 2007 paketa opcija “Mail merge” nalazi u meniju: Mailings → Start Mail Merge → Step by step Mail Merge Wizard.

    😀

  6. Dusko, svaka cast, saljem dalje…

Trackbacks for this post

  1. Tweets that mention PRIME Communications Blog » Mail Merge: vaš novi stari prijatelj! -- Topsy.com
  2. PRIME Communications Blog » Mail Merge: kreiranje labela (naljepnica) za pisma

Ostavite komentar