Prošli put sam pisao kako da na osnovu dobro struktuirane liste unutar Excel dokumenta možemo brzo da napravimo set pozivnih pisama, sad slijedi kako u veoma kratkom periodu pripremiti labele tj. naljepnice za koverte u kojima ćemo slati naša pisma.

Ukoliko niste čitali prošli post o kreiranju pozivnica na osnovu Excel tabele putem Mail Merge funkcije, ukratko ću reći da je potrebno da imate spreman Excel-ov fajl “lista.xls” koji unutar prvog reda nosi nazive kolona (osoba, pozicija, firma, ulica, grad i poštanski broj), dok u ostalim redovima nosi podatke koji pripadaju pojedincima.

Labele možete kupiti u bilo kojoj boljoj knjižari, a ukoliko upitate – vjerovatno i vaš trenutni dobavljač repromaterijala za kancelariju ih ima, stoga njihova nabavka ne bi trebala predstavljati problem.

Nakon kupljenih labela, otvorite MS Word i pripremite lenjir, jer ćemo podesiti labele kao da ih prethodno niste imali unesene. Naime, u zavisnosti od kupljenog paketa labela, razlikovaće se i njihov broj kao i raspored na jednoj stranici, stoga je jednostavnije da njihove opise unesemo i nakon toga možemo ih koristiti sve dok ne promjenimo dimenzije labela (ako vam trebaju veće, manje i sl.).

Korak I: pokretanje Mail Merge čarobnjaka

Otvorite Microsoft Word 2007 i kliknite na Mailings → Start Mail Merge → Step by Step Mail Merge Wizard. S desne strane prozora se pojavljuje blok koji će nas voditi kroz proces kreiranja labela. U listi odaberite opciju Labels i kliknite na Next.

Korak II: odabir osobina dokumenta

Na listi “Select starting document” odaberite opciju “Change document layout“, a potom kliknite na dugme “Label options” nakon čega se pojavljuje prozor koji će vam omogućiti da pripremite računar i štampač za rad s labelama:

Unutar Worda postoji veliki broj predefinisanih dimenzija labela tako da unutar polja “Labels vendor” možete odabrati predefinisane grupe labela po proizvođaču i proizvodnom broju, ali mislim da je jednostavnije da unesete sopstvene dimenzije za labele i jednostavno da imate sopstvenu listu labela koje koristite.

Ako ste već ranije definisali osobine labele, možete je pronaći izborom opcije Other/Custom u Vendor listi, kliknuti na dugme OK i uz pomoć opcije Next, preći na Korak III. Ukoliko po prvi put koristite labele ili želite unijeti nove dimeznije za labele, kliknite na opciju New label.

Korak IIa: unos nove labele

Unutar prozora Label Details treba da popunite određene podatke stoga uzmite lenjir, jedan list s labelama i popunite polja:

Ukoliko bolje pogledate sliku, biće vam jasno koja dimenzija se odnosi na koju mjeru, ali za svaki slučaj:

• Label name: unesite neko asocijativno ime za vaše labele;
• Top margin: u ovo polje unesite udaljenost od vrha papira do početka prve labele; Side margin: u ovo polje unesite udaljenost od lijeve ili desne ivice papira do početka prve labele;
• Label height: u ovo polje unesite visinu labele; Label width: u ovo polje unesite širinu labele;
• Number across: u ovo polje unesite koliko labela ima u jednom redu; Number down: u ovo polje unesite koliko ima redova;
• Nakon što unesete vrijednosti u polja Number across i Number down, dobijate mogućnost da popunite i polja Vertical pitch koji se odnosi na razdaljinu između početka dvije susjedne labele u susjednim redovima. U slučaju kad su labele priljubljene jedna uz drugu, ova udaljenost predstavlja ujedno i visinu labele. Ista priča vrijedi i za Horizontal pitch gdje je potrebno unijeti udaljenost između dvije lijeve ivice labele u dvije susjedne kolone.
• Page size: iz liste možete odabrati uobičajene formate Letter, A4 i sl. ili ako odaberete Custom unesite dimenzije papira s labelama.

Nakon podešavanja osobina prema vašoj labeli, kliknite na dugme Ok. Ako dobijate poruku o grešci, provjerite unesene dimenzije – jer ukoliko dimenzije prelaze okvire papira Word će vas spriječiti da unesete pogrešnu dimenziju. U prozoru “Label Options” u polju Vendor ćete dobiti opciju Other/Custom, a na listi proizvoda će se pojaviti ime labele koje smo maloprije unijeli… odaberite je i kliknite na OK, te pređite na sljedeći korak klikom na dugme Next.

Korak III: odaberite primaoce

U ovom koraku je potrebno da odaberete podatke koji će se pojaviti na labelama, stoga odaberite opciju Use an existing list, a potom kliknite na dugme Browse i pronađite Excelov fajl o kom smo već pričali. Nakon odabira fajla ćete biti upitani da odaberete Sheet i potvrdite izbor:

Nakon potvrde izbora, kliknite na dugme Next.

Korak IV: uredite labelu

U ovom koraku uređujete kako će labela izgledati u finalu. Bitno je da zapamtite da trebate urediti samo prvo polje unutar dokumenta koji se pojavi, a druga polja nemojte dirati. U okviru menija Mailings, imate opciju Insert Merge Field. Ukoliko kliknete na strelicu ispod navedene opcije, uočićete da vam se nude nazivi slični imenima kolona u našem Excel fajlu. Ubacite ih po željenom redoslijedu i formatirajte ih. Kad završite s sređivanjem prvog polja, u okviru sekcije Replicate labels kliknite na opciju Update all labels.

Ja lično perferiram da postavim ime firme podebljano u odnosu na ostale podatke, ali to je više stvar ličnog izbora. U suštini kad unesete polja i posložite ih – trebali bi dobiti nešto slično kao na slici iznad.

Obratite pažnju da ne oštetite neki od naziva polja i da uvijek uređujete samo gornji lijevi blok, a da opcijom Update all labels usklađujete ostale labele. Da pregledate kako labele zapravo izgledaju pređite na sljedeći korak klikom na opciju Next.

Korak V: pregled labela

U ovom koraku imate mogućnost da pregledate efekat vašeg rada te ukoliko niste zadovoljni da se vratite jedan ili više koraka unazad (opcija Previous), a ukoliko ste zadovoljni da pređete na sljedeći korak (opcija Next) i da izvršite štampu labela.

Korak VI: finalizacija

U posljednjem koraku imate na raspolaganju svega dvije opcije: poslati vaše labele na štampu ili generisati novi dokument s podacima kako bi mogli još jednom mogli pregledati rezultat vašeg rada. U oba slučaja, nudi vam se da odaberete koji dio podataka će se koristiti pri štampi ili kreiranju dokumenta: svi (All), samo trenutni zapis (Current record) ili određeni opseg.

I na kraju…

Na kraju bih želio napomenuti da možete preuzeti fajlove iz tutorijala ukoliko vam nekad zatrebaju, a da sljedeći put planiram govoriti nešto o filterisanju večeg broja podataka (generisanje podataka samo za određeni grad, poziciju i sl.). Do sljedećeg čitanja…