Poslovna komunikacija – s kim i na koji način ustvari komuniciramo?

PR-ovci su dobri komunikatori. Tako bar mislimo ili bi trebalo da bude. Ali šta to zapravo podrazumijeva? Da li smo dobri komunikatori ako brzo ulazimo u komunikaciju sa drugim, možda i nepoznatim ljudima, ili ako uvijek uspijemo da u PRavom trenutku kažemo PRavu stvar ili čak možda ako uspijevamo diskusiju uvijek voditi u PRavcu koji nama odgovara?

Public relations helps people say the right things to the right audiences at the right time and in the right way.

Nakon posljednjeg MBA modula na Cotrugli Business School i predavanja Marijo Bos o poslovnoj komunikaciji, dodatno mi je postalo jasno da je komunikacija mnogo više od samog plasiranje poruke ili sposobnosti da jednostavno ulazimo u konverzaciju sa sagovornicima.

Slušanje je PRava vještina

Koliko god je značajno da znamo poruku definisati i jasno prenijeti sagovorniku, toliko je značajno i da pažljivo slušamo, možda čak i značajnije. U razgovoru, uglavnom smo više fokusirani na to šta sljedeće da kažemo ili kako da odgovorimo umjesto da pažljivo slušamo i “čitamo između redova”. U tom procesu koncentrisanja na vlastite misli često dolazi i do nesporazuma i pogrešnih zaključaka.

Rijetko analiziramo sagovornika i prilagođavamo naš kumunikacijski stil njegovim potrebema. Najčešće greške koje pravimo su u pretpostavljanju da znamo cijelu “priču” i nakon nekoliko minuta već donosimo zaključke, da ne razmišljamo o osjećajima i potrebama druge osobe i rijetko posmatramo situaciju iz perspektive sagovornika.
Mnogo efikasniji način bi bio da u komunikaciji, naročito u konfliktinim situacijama, prije reagovanja pokušamo na trenutak analizirati situaciju, razmislimo zbog čega je došlo do takvih reakcija i tek onda donosimo zaključak i iznosimo svoj stav.

Nije jednostavno, naročito ne za impulsivne i temperametne osobe koje uvijek kažu šta misle možda i prije nego što razmisle…

U takvim situacijama treba imati na umu da ne pregovaramo sa onim što sagovornik govori, nego šta misli!

Naučimo iznositi svoje osjećaje

Komplikovane konverzacije se nikad ne dešavaju zbog činjenica nego uglavnom zbog osjećaja.

Iako nam teško pada da razgovaramo o svojim osjećajima, naročito u poslovnoj komunikaciji, ne smijemo zanemariti da upravo zbog potisnutih osjećaja često donosimo nepromišljene odluke.
Kako bi se izbjegle takve situacije, opišite šta osjećate i pitajte za mišljenje i reakciju sagovornika kako biste zajednički mogli pronaći najbolje rješenje.

Nekoliko smjernica za efektivnu komunikaciju:

• Sposobnost kontrolisanja onoga što govorite i kako odgovarate
• Interpersonalno razumijevanje kako biste prilagodili po potrebi komunikacijski stil
• Upravljanje raspoloženjem kako bi poruka ostala uvijek jasna
• Želja i mogućnost da prihvatite, učite od i radite sa različitim ljudima
• Senzibilnost prema različitostima

Feedback ali na PRavi način

Razmislite na koji način ste do sada svojim zaposlenim, kolegama i prijateljima davali feedback. Uglavnom primjetimo slabije strane i istaknemo šta druga osoba treba da poboljša. Naravno i to je jedna od mogućnosti, ali pokušajte naredni put i drugi način.

FeedForward – Continue, Start, Stop

Počnite sa pozitivim osobinama i vještinama šta osoba dobro radi i šta obavezno treba da nastavi, zatim dajte savjet šta treba da počne raditi i zbog čega bi upravo to osobi pomoglo da brže i efikasnije ostvari željeni cilj, te na kraju navedite šta nisu jače strane i zbog čega se toga treba odreći.
Ovako koncipiran feedback će sigurno biti pozitivno prihvaćen i biti efikasniji.

Svaka situacija i svaki sagovornik je drugačiji, zbog toga uvijek možemo raditi na unaprjeđenju naših komunikacijskih vještina. Ubjeđena sam da će – ako češće pokušamo situacije posmatrati iz druge perspektive i više analizirati sagovornika – mnogi komunikacijski šumovi nestati.